5 tips untuk memiliki email paling terorganisir di tahun 2023

Ini bulan pertama tahun 2023 dan dengan itu, banyak orang sudah mulai memenuhi resolusi Tahun Baru mereka — atau setidaknya mereka mencoba! Hari ini kami akan menyajikan beberapa tips untuk memilikinya email yang lebih terorganisir tidak Gmail, tepatnya bagi mereka yang berjanji akan membereskan barang di tahun baru ini. Ini adalah tips yang sangat sederhana dan langsung dari Google, tetapi itu dapat menjauhkan kotak email Anda dari kekacauan yang membuat banyak orang lari darinya. Ayo periksa!

Arsipkan lebih dari satu email sekaligus

Musim liburan telah berakhir dan ribuan email itu semuanya berdesakan di sana — ketika saya mengatakan "ribuan" itu tidak berlebihan, itu kenyataan bagi banyak pengguna! Jadi salah satu cara untuk meminimalkan tumpukan email ini adalah dengan mengarsipkannya, tetapi tidak satu per satu — seperti menyeret item ke kanan atau kiri, di Gmail untuk ponsel —, tetapi banyak sekaligus. Ketika Anda memiliki satu sumber yang membawa beberapa email, itu bisa membuatnya lebih mudah pengarsipan massal.

Pertama, di bilah pencarian teratas, cari pengirim email tersebut — seperti guru, toko, atasan Anda, dll. —, setelah Anda menemukannya, pilih. Sekarang, di pojok kiri atas, a kotak kosong — mungkin akan muncul di antara foto pengirim dan opsi tertulis "Email", jadi pilihlah. Setelah Anda melakukannya, semua email yang telah difilter dari pengirim tersebut akan dipilih. Sekarang, di sebelah alun-alun yang tadinya kosong, ada a persegi dengan panah mengarah ke bawah, pilih itu.

Saat ini semua item yang telah dipilih akan diajukan, mengingat setiap halaman Gmail dapat menampilkan hingga 50 email, artinya, Anda dapat mengarsipkan setidaknya 50 dari 50 item — tampilan ini bisa lebih besar, cukup ubah batas di pengaturan akun. Mengikuti baris di mana opsi muncul, masih dimungkinkan untuk menghapus, menandai sebagai telah dibaca, menangguhkan, dan bahkan menerapkan tindakan lain ke item yang dipilih, selain mengarsipkannya.

sudah di selular — dalam contoh ini kami melakukan tutorial dengan iPhone — Anda dapat mengeklik dan menahan item yang ingin diarsipkan, lalu memilih ikon yang ditunjukkan pada gambar. Alih-alih mengajukan satu per satu, Anda menekan item pertama dan kemudian memilih yang lain, cukup mengklik sekali.

Nonaktifkan email percakapan

Kami sering memiliki email yang lebih mirip obrolan dengan begitu banyak pesan yang dipertukarkan — belum lagi masih ada situasi di mana lebih dari satu orang berpartisipasi dalam pertukaran email, yang semakin meningkatkan jumlah pemberitahuan yang Anda terima . Untuk menghindari begitu banyak peringatan tentang percakapan yang mungkin tidak lagi Anda ikuti, cobalah untuk membungkam email-email ini.

Terlalu mudah. Mirip dengan tip sebelumnya, alih-alih mengklik kotak kosong pertama, pilih hanya email yang berisi percakapan panjang yang ingin Anda diamkan. Setelah memilih semua yang diinginkan, pada tiga titik di bawah bilah pencarian, pilih opsi “Abaikan“. Sekarang Anda tidak akan lagi terganggu atau terganggu ketika seseorang mengirimi Anda pesan melalui percakapan itu.

Di ponsel sama mudahnya dengan di komputer: pilih email yang berisi percakapan yang notifikasinya tidak ingin Anda terima lagi, klik tiga titik yang ada di pojok kanan atas layar dan pilih opsi “Abaikan“. Sekarang email siap untuk Anda baca nanti ketika Anda mencarinya atau mengunjungi arsip Anda, tetapi Anda tidak akan melihat setiap pemberitahuan di bagian atas kotak masuk Anda

Buat akun dengan email Anda dan tanda plus (+)

Menggunakan email untuk lebih dari satu subjek adalah hal yang paling umum saat ini. Kehidupan pribadi, pekerjaan, mengatur anak-anak, menerima buletin, dan banyak aktivitas lainnya biasanya secara intrinsik terkait dengan email Anda. Dan karena semua ini tiba di email Anda seperti angin puyuh, sekilas tampaknya kotak masuk itu benar-benar kacau dengan begitu banyak subjek yang terlihat. Tapi ada cara yang menarik untuk pisahkan beberapa mata pelajaran yang lebih spesifik dengan baik.

Jika Anda memiliki keanggotaan gym, misalnya, dan lebih suka menyimpan pengumuman ini dan informasi lainnya terpisah dari item kotak masuk Anda yang lain, cukup gunakan alamat email khusus gym — dan yang terbaik, tanpa lupa menautkan email utama Anda . akan menjadi[email dilindungi]“. Saluran dengan alamat email Anda menghadap ke gym tetapi tetap membawa identitas Anda.

Untuk melakukannya, tambahkan tanda plus, “+“, setelah alamat email Anda, dengan nama yang akan mengidentifikasi subjek tersebut. Kami memberi contoh akademisi, tapi bisa juga “[email dilindungi]“, ketika Anda ingin mata kuliah Anda menjadi lebih spesifik. Berikan acungan jempol pada email ini saat memberi tahu kami cara menghubungi Anda.

Sekarang setelah Anda menetapkan alamat "email + subjek", cari alamat email yang dibuat di bilah pencarian atas dan di opsi terakhir di bilah, seperti ikon pengaturan, pilih. Sekarang pilih opsi terakhir, “buat filter“. Daftar yang muncul akan menunjukkan kepada Anda apa yang ingin Anda lakukan dengan email yang Anda terima dari alamat tertentu tersebut, seperti membuatnya selalu masuk dalam kategori tertentu atau menerapkan Label baru atau yang dibuat sebelumnya. Setelah memilih tujuan otomatis dari email ini, klik “buat filter" dan siap!

Keamanan dalam pengiriman, penerimaan dan penyimpanan email

Perlindungan tidak pernah terlalu banyak, terlebih lagi jika menyangkut lingkungan virtual, yang sering kali dapat mempermainkan orang yang paling tidak menaruh curiga. Untuk meningkatkan penghalang perlindungan email Anda, Google menyarankan dua alat. Yang pertama adalah pemeriksaan keamanan. Di sana Anda memiliki akses ke:

• Periksa dan kelola kata sandi kamar Anda;
• Aktifkan fitur penjelajahan aman akun Anda;
• Periksa perangkat mana yang menautkan akun Anda;
• Kegiatan keamanan terkini;
• Aktivasi verifikasi dua langkah, yang sangat penting untuk keamanan;
• Dan akses aplikasi pihak ketiga ke akun Anda.

Alat lain yang membantu melindungi akun Anda adalah Pemeriksaan Privasi. Ini menyarankan empat opsi berbeda bagi Anda untuk meninjau situasi Anda saat ini dengan privasi Layanan Google. Pahami apa yang dapat ditawarkan masing-masing dari mereka:

• Hapus Aktivitas Web & Aplikasi secara otomatis: Aktivitas Web & Aplikasi membantu Anda menyelesaikan tugas lebih cepat, menemukan konten baru, dan melanjutkan pekerjaan terakhir Anda. Konfigurasikan opsi penghapusan otomatis untuk mengontrol berapa lama informasi disimpan dalam aktivitas;
• Hapus Riwayat Lokasi secara otomatis: Riwayat Lokasi membantu Anda mengingat tempat yang pernah Anda kunjungi dan rute yang Anda ambil. Konfigurasikan opsi penghapusan otomatis untuk mengontrol berapa lama informasi disimpan dalam riwayat;
• Hapus Riwayat YouTube Secara Otomatis: Riwayat YouTube memungkinkan Anda menawarkan saran yang lebih baik, beranda yang dipersonalisasi, video yang melanjutkan dari bagian terakhir yang Anda tinggalkan, dan lebih sedikit saran untuk video yang telah Anda tonton. Konfigurasikan opsi penghapusan otomatis untuk mengontrol berapa lama informasi disimpan dalam riwayat;
• Buat rencana untuk akun Anda: Gunakan "Manajer Akun Tidak Aktif" untuk merencanakan apa yang akan terjadi pada data Anda jika Anda berhenti menggunakan akun tersebut.

menghindari spam

Dan, akhirnya, kita tidak bisa tidak berbicara tentang salah satu penjahat terbesar dari semua orang yang harus berurusan dengan email setiap hari: spam. Spam adalah email yang dianggap sama sekali tidak diinginkan, terkadang tentang promosi — yang tidak valid atau kedaluwarsa — atau hanya beberapa layanan pemasaran yang bahkan tidak Anda minati.

Gmail memiliki sumber daya kecerdasan buatan yang mampu memfilter email yang Anda terima, menjadikan kotak masuk Anda seramping mungkin. Menurut perusahaan, sumber daya ini mampu menghilangkan hingga 99,9% item yang dianggap spam — dan jangan mengomentarinya, tetapi hal-hal berbahaya lainnya seperti malwares e Phishing terlalu.

Namun, karena filter ini tidak dapat sepenuhnya menangkap email yang tidak diinginkan ini, salah satunya dapat lolos dari aturan dan berakhir di kotak masuk Anda. Jika hal ini terjadi, jangan khawatir, solusinya juga cukup sederhana. Pilih kotak kosong untuk email yang merupakan spam, ini akan menampilkan baris dengan opsi tepat di bawah bilah pencarian, lalu klik ikon papan segi enam dengan tanda seru di tengahnya. Itu saja, sekarang item tersebut sudah dikirim ke kotak spam.

Dan Anda, apa pendapat Anda tentang kiat Google ini? Apakah Anda akan memulai tahun baru dengan langkah yang benar dalam organisasi? Beri tahu kami di komentar!

Lihat juga:

robot dan co: Rilis paling penasaran dari CES 2023.