Cara Menggunakan Outlook, Program Email Microsoft

Apakah Anda tahu bagaimana menggunakan Outlook? Kami tidak berbicara tentang platform email online Microsoft, the Outlook.com (yang menggantikan yang lama Hotmail), tetapi program yang merupakan bagian dari paket Microsoft Office e Microsoft 365. Jika Anda pernah bekerja di perusahaan yang menggunakan layanan ini atau sekadar menggunakan program untuk mengelola akun email yang berbeda, Anda pasti menyadari kekuatan yang dimiliki oleh layanan ini. perangkat lunak harus menggunakan alat alamat elektronik.

Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang Microsoft Outlook: cara membeli program dan menginstalnya di mesin Anda, cara menyiapkan akun email perangkat lunak dan fitur utamanya.

Apa itu Microsoft Outlook?

Pertama-tama, penting untuk menunjukkan bahwa Microsoft Outlook itu bukan program yang sama dengan Outlook Express. HAI Outlook adalah perangkat lunak dari Microsoft, bagian dari rangkaian Microsoft Office dan Microsoft 365. Tidak seperti Outlook Express, yang pada dasarnya digunakan untuk menerima dan mengirim email, Microsoft Outlook, selain fungsi dasar yang relevan dengan alamat elektronik, adalah kalender lengkap yang memungkinkan untuk pengguna untuk menjadwalkan janji temu harian, mingguan, dan bulanan mereka. 

Tidak hanya itu, Microsoft Outlook itu juga menampilkan manajer kontak yang kaya, di mana Anda dapat, selain mendaftarkan nama dan alamat email kenalan Anda, menuliskan semua informasi yang relevan tentang mereka, seperti alamat rumah atau kantor, nomor telepon, bidang aktivitas, detail pekerjaan, nama panggilan, dll. 

Program ini juga menawarkan a Pengelola tugas, yang dapat Anda atur dalam bentuk daftar, dengan semua detail tentang aktivitas tertentu yang akan dilakukan. Ini juga memiliki bidang catatan, di mana ia mensimulasikan post-it, kertas kuning kecil berperekat.

Bagaimana cara membeli Outlook?

Sayangnya Microsoft Outlook itu bukan program gratis. seperti perangkat lunak itu bagian dari paket Microsoft 365, pengguna yang ingin membelinya harus berinvestasi dalam langganan Microsoft 365 Pribadi, biaya itu BRL 24,00 bulanan ou BRL 239,00 per tahun dan yang mencakup lisensi bundel dengan penyimpanan One Drive sebesar 1 TB. sudah rencana Keluarga biaya BRL 29,00 bulanan ou BRL 299,00 per tahun, dan memungkinkan untuk 2 hingga 6 pengguna dengan penyimpanan masing-masing sebesar 1 TB di One Drive.

Perlu diingat bahwa kedua paket langganan tersebut juga memberikan akses ke program Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher, Visio, Akses e skype. Jika Anda hanya ingin mencoba Microsoft Outlook, Microsoft menawarkan uji coba gratis suite Microsoft 365 selama satu bulan. Perlu diingat bahwa ini juga memiliki versi aplikasi mobil tersedia untuk keduanya Android berapa harganya iOS.

Cara menggunakan Outlook

Selanjutnya, kita akan melihat lebih dekat fitur-fitur utama dari Microsoft Outlook dan bagaimana menggunakannya.

Mengonfigurasi akun email

Hal pertama yang harus Anda lakukan saat mulai menggunakan Microsoft Outlook adalah menambahkan akun email ke program. Jika Anda memiliki akun Hotmail ou Outlook yang digunakan untuk melaksanakan masuk di akun pengguna Windows Anda, file perangkat lunak akan secara otomatis mendeteksinya, cukup klik "Hubungkan" dan profil Anda akan ditambahkan ke Microsoft Outlook.

Program ini juga mendukung akun email apa pun dari layanan populer lainnya seperti Gmail. Untuk menambahkan alamat Gmail, cukup ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1- Di layar beranda Microsoft Outlook, klik Mengajukan di pojok kiri atas.

2 – Di Informasi Akun, pilih opsi Menambahkan akun.

3 – Di layar wizard yang akan terbuka, ketikkan alamat Gmail Anda dan centang opsinya Konfigurasikan akun saya secara manual. A Microsoft Outlook menawarkan opsi untuk secara otomatis mengonfigurasi pengaturan untuk akun email baru, tetapi opsi ini tidak berfungsi pada sebagian besar upaya.

4 – Pada layar konfigurasi lanjutan pilih Google.

5 – Sekarang, Anda perlu mengonfigurasi server Google. Untuk masuk server masuk imap.gmail.com dengan pintu 993. Adapun server surat keluar, masukkan smtp.gmail.com dan pintu 25. Untuk kedua server, pilih metode enkripsi SSL / TLS dan periksa opsinya Memerlukan logon menggunakan Otentikasi Kata Sandi Aman (SPA) dan klik Muka.

6 – Masukkan kata sandi untuk mengakses Gmail dan klik Menghubungkan.

7 – Selesai! Akun Gmail Anda telah berhasil dikonfigurasi dan, dalam beberapa menit, semua email dan folder Anda akan diunggah ke Microsoft Outlook. Bagaimana konfigurasi menggunakan protokol IMAP, email Anda akan selalu tersinkronisasi, baik di platform jaringan dari Gmail dan dengan sendirinya Microsoft Outlook.

Tulis email baru

Membuat email adalah tugas yang sangat sederhana dan intuitif Microsoft Outlook. Jika Anda sudah mendaftarkan alamat email dalam hidup Anda, Anda pasti tidak akan kesulitan menggunakan sistem program. Cukup klik pada opsi Email baru dan sebuah jendela akan terbuka. Di dalamnya, Anda akan menemukan beberapa opsi pengeditan yang mirip dengan alat lain di dalam paket Kantor, seperti menyisipkan gambar, memformat teks, serta melampirkan file atau memeriksa buku alamat Anda. Anda juga dapat menyimpan pesan sebagai draf untuk diselesaikan nanti jika diinginkan.

Membuat tanda tangan email

Salah satu elemen terpenting dari alamat email adalah tanda tangannya. Itu bisa sesuatu yang sederhana, seperti hanya nama dan nomor kontak Anda, atau sesuatu yang lebih rumit dengan tautan dan gambar. Buat tanda tangan di Microsoft Outlook itu sangat sederhana. Untuk melakukan ini, buat email di Email baru dan, di bilah tugas jendela baru, pilih opsi Tanda tangan.

Di layar baru ini, pilih opsi Baru dan beri nama tanda tangan Anda. Anda dapat membuat tanda tangan sebanyak yang Anda suka. Jika Anda ingin selalu muncul di pesan Anda, Anda harus memilih tanda tangan Anda pesan baru e Jawaban/Rujukan.

Di bidang pengeditan tanda tangan, Anda dapat membuat tanda tangan yang Anda inginkan seolah-olah Anda sedang mengedit dokumen apa pun. Yang terbaik dari semuanya, the Microsoft Outlook memungkinkan Anda membuat tanda tangan yang dipersonalisasi di Microsoft Word, misalnya, dan menyalin dan menempelkannya ke layar pengeditan tanda tangan, secara otomatis mengenali semua item yang menyusun teks. Setelah selesai membuat tanda tangan baru, klik OK dan sekarang Anda akan melihat tanda tangan Anda di semua pesan baru.

O Outlook bahkan menawarkan beberapa model langganan agar Anda terinspirasi dan membuatnya sendiri. Jika Anda memerlukan bantuan, cukup klik opsi tersebut Dapatkan template langganan di bagian bawah layar edit tanda tangan.

Kalender

kalender dari Microsoft Outlook menawarkan banyak fitur berguna seperti membuat tugas, menjadwalkan janji temu, rapat, dan banyak lagi! Untuk mengakses kalender, cukup klik ikon kalender yang terletak di bagian bawah folder akun Anda di layar beranda Outlook.

Sekarang, di tampilan kalender, Anda dapat memilih jenis tampilan yang ingin Anda gunakan di bilah alat: hari, minggu kerja, minggu, atau bulan. Selain itu, dengan mengeklik tanggal tertentu, Anda dapat membuat tugas atau menjadwalkan janji temu dengan sangat intuitif. Setelah tugas/janji dibuat, Microsoft Outlook secara otomatis membuat pengingat di Windows dan, saat mengklik dua kali pada item ini, Anda dapat mengedit tanggal/waktu mulai dan berakhir, selain menggunakan penanda untuk menentukan berapa hari yang harus ditandai pada item tersebut.

Di bilah tugas kalender masih ada opsi lain yang sangat berguna, seperti mengirim item melalui email, mengundang peserta ke tugas/janji, mengkategorikan, menyertakan pengingat khusus, dan lainnya. Anda juga dapat mengimpor file kalender atau janji temu yang dibuat di kalender lain menggunakan file .ics atau .vcs.

Untuk melakukannya, cukup akses File > Buka dan Ekspor > Buka Kalender. Informasi dari file kalender kemudian dimuat langsung ke dalam Microsoft Outlook.

membuat kontak

Buat dan tambahkan kontak di Microsoft Outlook sangat sederhana dan cepat, memungkinkan Anda mengirim email dengan cepat tanpa harus memasukkan alamat yang berbeda untuk setiap pesan baru. Untuk melakukannya, klik opsi tersebut buku alamat pada bilah alat Microsoft Outlook. lalu pilih File > Entri Baru > Kontak Baru.

Di jendela baru yang akan terbuka, Anda harus mengisi semua informasi yang diperlukan tentang kontak baru, seperti nama, perusahaan, posisi, alamat email, nomor telepon, dll. Anda juga dapat menambahkan foto atau gambar untuk kontak Anda, serta membuat catatan yang dipersonalisasi. Setelah memasukkan semua data yang diperlukan, klik Simpan dan tutup. Sekarang, saat Anda menulis email baru, kontak Anda akan muncul sebagai salah satu saran pengiriman pesan!

Impor dan ekspor kontak

Cara mudah untuk mengelola kontak email Anda adalah dengan mengimpor atau mengekspornya menggunakan file kontak; HAI Microsoft Outlook memiliki fitur ini untuk memudahkan tugas harian Anda. Untuk mengimpor atau mengekspor kontak di perangkat lunak ikuti saja langkah-langkah di bawah ini, lalu Anda akan mempelajari satu teknik lagi tentang cara menggunakan Outlook:

1 – Di layar beranda Outlook Pilih File > Buka dan Ekspor > Impor/Ekspor untuk meluncurkan wizard manajemen file.

2 – Pilih opsi Impor dari program atau file lain dan klik Berikutnya.

3 – Pilih Nilai dipisahkan dengan koma dan klik Berikutnya.

4 – Di jendela mengimpor file, cari file kontak Anda, lalu klik dua kali untuk memilihnya. Sekarang, pilih dari opsi terbaik untuk kontak Anda: Ganti duplikat dengan item yang diimpor, Izinkan pembuatan duplikat e Jangan impor item duplikat dan klik Muka.

5 – Di jendela yang terbuka Pilih folder tujuan, gulir ke bawah untuk memilih folder Contatos, klik masuk Berikutnya dan, setelah impor kontak selesai, klik OK. Sekarang Anda dapat melihat kontak Anda di Microsoft Outlook mengklik opsi Buku alamat di layar beranda program.

Untuk mengekspor kontak Anda dari Microsoft Outlook cukup ikuti langkah yang sama untuk mengimpor kontak, tetapi memilih opsi Ekspor ke file tepat di awal panduan impor/ekspor.

Siapkan penjawab otomatis

Balas otomatis adalah fitur yang sangat berguna untuk menjawab email atau kontak tertentu saat Anda sibuk dan tidak dapat meluangkan waktu untuk menjawab pesan Anda. Pada Microsoft Outlook fitur ini disebut Model Absen Sementara. Untuk membuat model ini, cukup ikuti langkah-langkah berikut:

1 – Di Outlook, buat pesan email baru dan masukkan subjek dan isi pesan untuk template Di Luar Kantor Anda.

2 – Pilih Mengajukan > Simpan sebagai. Beri nama model Anda dan di menu drop-down simpan sebagai tipe, Pilih Templat Outlook (*.oft). Anda dapat mengubah lokasi model Anda, tetapi Anda juga dapat memilih lokasi default, yang biasanya C:\users\nama pengguna\appdata\roaming\microsoft\templates. Terakhir, klik Simpan.

Setelah membuat template ini, Anda siap menggunakannya. Untuk menggunakan model ketidakhadiran sementara Anda perlu membuat aturan di Microsoft Outlook dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

1 – Pilih Mengajukan > Kelola aturan dan peringatan. dalam dialog Aturan dan Peringatan, pada tab Aturan Email, klik masuk Aturan baru.

2 – Di Mulai dari aturan kosong, klik masuk Terapkan aturan pada pesan yang saya terima dan Muka. Untuk menanggapi semua pesan email yang masuk, silakan tinggalkan Tahap 1 dan Tahap 2 tidak berubah dan klik Muka lagi. Pilih Sim saat Outlook menanyakan apakah Anda ingin menerapkan aturan ini ke semua pesan.

4 – Di Apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan tersebutDi Langkah 1: Pilih tindakan, Pilih balas menggunakan template tertentu.

5 - Aktif Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik teks yang digarisbawahi untuk model tertentu. Di Meninjau, di bagian atas kotak Pilih template respons, Pilih Model pengguna dalam sistem file (jika model respon sudah tersimpan di folder template) atau klik Cari untuk memilih lokasi penyimpanan template. Dalam kasus contoh ini, template respons disimpan di folder Dokumen.

7 – Pilih template yang Anda buat di atas dan pilih terbuka e Berikutnya. Jadi tambahkan pengecualian yang diperlukan dan pilih Berikutnya.

8 – Sebutkan aturannya, misalnya, Respon otomatis. Secara default, opsi Aktifkan aturan ini ditandai. Jika Anda siap untuk mengaktifkan respons tidak di kantor sekarang, pilih Menyimpulkan. Jika tidak, hapus centang pada kotak ini. Anda dapat mengaktifkan aturan kapan saja.

Perlu diingat bahwa untuk aturan mengirim balasan otomatis ke pesan email Anda saat Anda pergi, Anda harus membiarkan Outlook berjalan. Jika Anda tidak mengaktifkan aturan saat membuatnya, Anda dapat dengan mudah mengaktifkannya dengan memilih Mengajukan > Kelola aturan dan peringatan dan di kotak dialog aturan dan peringatan, pada tab aturan email, temukan aturan yang dibuat dan centang kotak di sebelah kiri aturan. Terakhir, pilih OK.

Jadi, sekarang Anda sudah tahu cara menggunakan Outlook? Ada pertanyaan, beri tahu kami di bawah ini!