Cara membatalkan email yang sudah terkirim di Outlook

Apakah Anda baru saja mengirim email dan sekarang Anda merasa menyesal? Jangan khawatir, karena Outlook do Microsoft 365 (sebelumnya Office 365) menawarkan solusi untuk situasi ini. Penting untuk dicatat bahwa membatalkan pesan terkirim hanya dapat dilakukan jika Anda dan penerima menggunakan akun email Microsoft 365 ou Bursa dan milik organisasi yang sama, yaitu proses ini efektif dalam pertukaran email perusahaan. Selain itu, penerima harus belum membaca pesan tersebut. Ikuti tutorial di bawah ini dan pelajari cara membatalkan email yang sudah terkirim.

Como batalkan email di Outlook

Langkah 1: Akses “Barang yang Dikirim".

Langkah 2: Buka pesan yang ingin Anda batalkan dengan klik dua kali.

Langkah 3: Di menu “Mensagem“, di toolbar, temukan opsi “Tindakan" di bawah "Lebih Banyak Perintah” dan pilih “Batalkan Pesan Terkirim".

Langkah 4: Setelah mengklikBatalkan Pesan Terkirim“, Anda akan memiliki dua pilihan: menghapus salinan pesan ini yang belum dibaca atau menghapus salinan yang belum dibaca dan menggantinya dengan pesan baru.

Catatan: Pastikan untuk mencentang kotak yang bertuliskan “Informasikan pengirim pembatalan untuk setiap penerima.”

Setelah membatalkan, Anda akan menerima laporan pembatalan. Pembatalan email dapat digunakan untuk menggantikan pesan yang dikirim karena kesalahan atau untuk menggantikan pesan yang dikirimkan tanpa lampiran file.

Cara membatalkan email di Outlook Web

Namun, jika Anda menggunakan Microsoft Outlook versi web, Anda dapat mengonfigurasi fungsi "Batalkan Pengiriman Pesan". Secara default, Anda memiliki waktu maksimal 10 detik untuk membatalkan pengiriman. Untuk mengaktifkan fungsi ini, ikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Klik pada tombol "Pengaturan", di pojok kanan atas.

Langkah 2: Pilih "Surel" dan pilih “Tulis dan Balas”.

Langkah 3: Gulir ke bawah hingga Anda menemukan opsi “Batalkan Pengiriman” dan pilih berapa detik Anda ingin membatalkan pengiriman.

Setelah mengonfigurasi ini, setiap kali Anda mengirim pesan melalui Outlook di web, Anda memiliki waktu maksimal 10 detik untuk membatalkan pengiriman. Setelah waktu tersebut, pengiriman tidak dapat lagi dibatalkan.

Bagaimana cara menghindari kesalahan saat mengirim email?

Kesalahan dalam pengiriman email bisa memalukan dan terkadang bahkan merugikan. Oleh karena itu, penting untuk mengambil tindakan pencegahan untuk mencegah terjadinya kesalahan ini. Berikut beberapa tip untuk membantu meminimalkan risiko pengiriman email yang salah:

• Tinjau sebelum mengirimkan: Sebelum menekan tombol “Kirim”, luangkan beberapa menit untuk meninjau isi email. Periksa apakah penerimanya benar, teksnya jelas dan ringkas, dan lampiran yang diperlukan sudah disertakan.
• Gunakan grup kontak: Jika Anda sering mengirim email ke sekelompok orang tertentu, pertimbangkan untuk membuat grup kontak. Hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan saat memilih masing-masing penerima.
• Perhatikan tanggapan cepat: Kesalahan sering terjadi saat Anda membalas email dengan cepat. Pastikan Anda membalas ke pengirim yang benar dan pesan tersebut tidak berisi informasi rahasia atau sensitif yang tidak boleh dibagikan.
• Pendidikan dan Pelatihan: Jika Anda mengelola sebuah tim, penting untuk memberikan pendidikan dan pelatihan yang tepat tentang penggunaan email yang benar, terutama ketika berhubungan dengan pesan perusahaan.
• Hapus tanda tangan email: Miliki tanda tangan email yang jelas yang menyertakan nama dan informasi kontak Anda. Ini membantu penerima dengan mudah mengidentifikasi siapa yang mengirim email.

Saya salah kirim email, bagaimana sekarang?

Ketika Anda menyadari bahwa Anda telah melakukan kesalahan dalam mengirim email, cara Anda menangani situasi tersebut dapat menjadi sangat penting untuk menjaga hubungan profesional dan pribadi yang sehat. Berikut beberapa tip untuk memperbaiki hubungan setelah mengirim email yang salah:

• Segera minta maaf: Jika Anda segera menyadari kesalahan tersebut, kirimkan email permintaan maaf kepada penerima. Jujurlah tentang kesalahannya dan jelaskan apa yang terjadi. Transparansi adalah hal mendasar.
• Perbaiki kesalahan dengan cepat: Jika kesalahan dapat diperbaiki, lakukanlah tanpa penundaan. Ini mungkin termasuk mengirimkan informasi atau klarifikasi yang benar.
• Belajar dari kesalahan: Gunakan kesalahan masa lalu sebagai kesempatan belajar. Pertimbangkan untuk menerapkan proses peninjauan yang lebih ketat sebelum mengirim email di masa mendatang.
• Bersikaplah profesional: Tetap tenang dan profesional saat menghadapi kesalahan tersebut. Hal ini dapat membantu meminimalkan kemungkinan kerusakan pada hubungan antarpribadi.
• Menyampaikan: Jika kesalahannya serius dan email memiliki dampak yang signifikan, sebaiknya komunikasikan dengan penerima yang terkena dampak untuk menjelaskan keseluruhan situasi dan menarik kembali kesalahpahaman tersebut, baik melalui telepon, obrolan, atau secara langsung.

Lihat juga:

Cara Menggunakan Outlook, Program Email Microsoft

Fontes: Microsoft, PerluasKantor e Bersihkan Email

Diperiksa oleh Glaucon Vital pada 26/10/23.